Ремонт офиса без остановки работы

Практический план ремонта в работающем офисе: деление на зоны и этапы, перенос шумных работ на нерабочее время, контроль пыли и безопасности.

Закрыть офис на месяц-два может позволить себе далеко не каждая компания. Звонят клиенты, обрабатываются документы, серверная не должна отключаться. В таких случаях ремонт идёт прямо в работающем офисе, и главная сложность здесь не техническая, а организационная: кто где сидит, какие работы и когда выполняются, как сделать так, чтобы пыль и шум меньше мешали делу.

Разделите ремонт на зоны и этапы

Вместо того чтобы разом демонтировать весь офис, площадь делят на несколько зон. Каждую зону готовят, ремонтируют, сдают, и только после этого переходят к следующей. Сотрудники переезжают в готовую часть, а работа продолжается в освободившейся.

В поэтапном плане заранее нужно решить:

• где временно разместятся сотрудники на каждом этапе;
• на каком этапе будут недоступны переговорная и ресепшн;
• как линии электричества, интернета и кондиционирования делятся между зонами;
• по какому критерию зона считается завершённой.

Самой сложной обычно оказывается зона, через которую проходят общие коммуникации: электрощит, серверная, санузлы. Работы там лучше планировать на выходные или праздничные дни.

Дробить ремонт на слишком много этапов тоже не стоит. Каждый переезд — это полдня потерянной работы для сотрудников и новая подготовка для подрядчика. Обычно два-три крупных этапа эффективнее множества мелких.

Уберите шумные работы из рабочего времени

Демонтаж стен, работа перфоратором, резка бетона несовместимы с офисным режимом. Их, как правило, переносят на вечер или выходные. Для этого нужно согласование с администрацией здания: во многих бизнес-центрах строительные работы вне рабочего времени ограничены, а шум может мешать соседним арендаторам.

Днём ведутся более тихие работы: подготовка под покраску, монтаж, сборка мебели, прокладка кабелей. Такое распределение может немного растянуть сроки, но ущерб для выручки и настроения сотрудников заметно меньше.

Пыль, запахи и безопасность

Пыль вызывает в работающем офисе больше всего жалоб. Зону ремонта отделяют плёночными перегородками до потолка, в проходах ставят двери на молнии и липкие коврики. Если система кондиционирования забирает воздух из зоны ремонта, решётки там нужно закрыть, иначе пыль разойдётся по всему офису.

Разумно выбирать краски, клеи и лаки с минимальным запахом, а работы с сильным запахом оставлять на вечер. С точки зрения безопасности доступ сотрудников в зону ремонта ограничивают, эвакуационные пути ни на одном этапе не загромождают материалами и инструментом, состояние пожарной сигнализации держат под контролем.

Сохраните сеть и технику

Самый болезненный сюрприз для офиса — внезапное отключение интернета или сервера. Перед началом работ составляют схему всех действующих сетевых линий, маркируют кабели, которые будут отключаться, и включают ИТ-специалиста в график. Компьютеры и принтеры выносят из зоны ремонта или плотно укрывают: мелкая пыль затягивается внутрь через вентиляторы.

Отключение отдельных линий при электромонтаже объявляют заранее. По возможности рабочие зоны питают через временные линии без перерывов.

Общение с сотрудниками и клиентами

Даже лучший технический план вызывает недовольство, если люди не понимают, что происходит. Заранее публикуйте недельный график: какая зона закрыта, в какие дни ожидается шум. Назначьте ответственного, чтобы вопросы и жалобы между сотрудниками и подрядчиком собирались в одной точке.

В офисах, где принимают клиентов, отдельно продумывают маршрут гостя: вход, зону ожидания и переговорную можно оставить на самый конец или временно перенести.

Короткий чек-лист

• Зоны и этапы показаны на схеме.
• Время шумных работ согласовано с администрацией здания.
• Предусмотрены пылевые перегородки и закрытие вентрешёток.
• Сетевые и серверные линии задокументированы.
• Эвакуационные пути свободны на каждом этапе.
• Есть недельный график и ответственное лицо.

Zaferoğlu İnşaat выполняет ремонт квартир, офисов и заведений общепита. Сообщите нам часы работы офиса и зоны, которые должны оставаться открытыми, — разобьём ремонт на этапы с их учётом.